Päivitetty 1.8.2026

Rekisterinpitäjä

Esport Oilers ry (Y-tunnus 2547488-6)
c/o Esport Arena
Koivu-Mankkaan tie 5
02200 Espoo

Seura toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme seuran toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä.

Tietosuojassa on kyse luottamuksesta. Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on seuralle ensiarvoisen tärkeää, ja siksi keräämme henkilötietojasi vain siinä määrin kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme suhdetta seuran toimintaan osallistuviin. Tässä tietosuojaselosteessa käsitellään ne periaatteet, joita seura noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Esport Oilers ry
Koivu-Mankkaan tie 5
02200 Espoo
tietosuoja@oilers.fi

Rekisterin nimi ja käsittelyn tarkoitukset

Rekisterin nimi on Esport Oilers ry:n jäsenrekisteri.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen, seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Tällöin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Käsittelyn tarkoituksia ovat erityisesti:

• Jäsenyyksien ylläpito
• Kilpailutoiminnan toteuttaminen
• Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
• Sähköinen jäsenviestintä, esimerkiksi verkkosivut
• Analysointi ja tilastointi
• Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen edellä määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

Henkilötietojen käsittelijät ja luovutukset

Seuran työntekijät, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Heidän kanssaan on tehty erillinen salassapito- ja tietojenkäsittelysitoumus.

Henkilötietojen käsittelyä voidaan myös ulkoistaa kolmannelle osapuolelle. Tällöin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy eikä vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

• Voimme luovuttaa henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.
• Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin.

Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan siitä, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille.

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.